Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat DPRD Kota Surabaya Berdasarkan Pada Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 3 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan

Abstract

Pada Penelitian ini melihat adanya permasalahan yaitu hanya ada 1 pada bagian umum yang telah
mengikuti Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Kearsipan namun pada bagian lain belum ada. lalu
ditemukan juga, belum adanya ruangan khusus untuk menyimpan arsip sehingga di simpan di tiaptiap
ruang
kepala
bagian
masing-masing
di
sekretariat
DPRD
Kota
Surabaya.
Tujuan
penelitian

tugas
akhir
ini
adalah
mendeskripsikan
pengelolaan
arsip
dinamis
aktif
di
sekretariat
DPRD
Kota

Surabaya

berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 3 tahun 2013 Tentang
Penyelenggaraan Kearsipan. Metode penelitian yang dilakukan adalah deskriptif dengan
pendekatan kualitatif, Teknik pengumpulan data dikumpulkan dengan menggunakan Teknik
observasi, Wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan melalui empat
tahapan, yaitu, pengumpulan data, reduksi data, penyajian data dan verifikasi data. Hasil penelitian
ini mendeskripsikan pengelolaan arsip dinamis aktif dimulai dari kegiatan penciptaan arsip,
penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip. Dalam penelitian yang dilakukan
ditemukan masalah pada bagian penyimpanan arsip yaitu kurangnya ruangan penyimpanan khusus
arsip pada setiap bagian di sekretariat DPRD Kota Surabaya sehingga dicampur dengan ruangan
kepala disetiap bagian. Kedua, Sumber Daya Manusia yang ahli dalam mengolah arsip juga minim
hanya ada 1 dari bagian umum khususnya di bagian Tata Usaha dan Kepegawaian yang telah
mengikuti Pendidikan & pelatihan kearsipan namun di bagian lain belum ada. Saran dapat
diberikan yaitu dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ahli dalam bidang
kearsipan yaitu dengan mendorong beberapa pegawai fungsional pada masing-masing bagian
untuk mengikuti Pendidikan dan Pelatihan kearsipan. Pembinaan kearsipan dilaksanakan oleh
Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Melakukan pengembangan sarana fasilitas ruangan
penyimpanan khusus arsip pada masing-masing bagian di Sekretariat DPRD Kota Surabaya.
Sehingga tidak tercampur dengan ruangan kerja kepala Bagian dan pegawai fungsional atau staff.