TATA KELOLA SISTEM E-ARSIP PADA BAGIAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURABAYA

Abstract

Pengelolaan arsip merupakan komponen krusial dalam mendukung kelancaran proses administrasi pemerintahan, khususnya pada instansi yang memiliki tingkat intensitas tinggi dalam penciptaan serta pemanfaatan dokumen. Bagian organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya menjadi salah satu unit kerja yang mengelola berbagai dokumen bernilai guna tinggi, sehingga memerlukan sistem pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Oleh sebab itu, penelitian ini bertujuan untuk menganalisis tata kelola sistem e-Arsip yang diterapkan pada Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya.

Untuk mencapai tujuan tersebut, penelitian ini berfokus pada lima tahapan dalam siklus pengelolaan arsip elektronik sebagaimana dikemukakan oleh Read & Ginn (2016), yaitu pembuatan, klasifikasi, penggunaan dan distribusi, penyimpanan dan pemeliharaan, serta pemusnahan. Penelitian ini mempergunakan metode kualitatif deskriptif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi. Selain itu, teknik analisis data yang diterapkan meliputi proses pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, serta penarikan kesimpulan.

 Hasil dari penelitian ini mengindikasikan, sistem e-Arsip mampu mempermudah proses penyimpanan serta penelusuran dokumen. Meskipun demikian, masih terdapat sejumlah kendala, khususnya pada fitur pencarian arsip yang dinilai cukup kompleks karena pengguna diwajibkan mengisi setidaknya tiga kolom pencarian, namun hasil yang ditampilkan sering kali tidak sesuai dengan dokumen yang dicari. Selain itu, kegiatan pemeliharaan arsip elektronik belum dilaksanakan terjadwal secara rutin, sehingga menimbulkan potensi resiko terhadap keberlanjutan dan keamanan data. Proses pemusnahan arsip elektronik juga belum pernah dilakukan sejak aplikasi mulai digunakan pada tahun 2018. Secara keseluruhan, tata kelola sistem e-Arsip pada Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya sudah berjalan, tetapi belum mencapai tingkat optimal. Berdasarkan temuan tersebut, penelitian ini merekomendasikan perlunya penyederhanaan serta perbaikan pada sistem pencarian, penetapan jadwal pemeliharaan secara rutin, dan pelaksanaan pemusnahan arsip agar pengelolaan arsip elektronik dapat berlangsung secara lebih efektif.

kata kunci: pengelolaan arsip elektronik, e-Arsip, tata kelola arsip, arsip digital, dan bagian organisasi sekretariat daerah kota surabaya