Pengelolaan Sistem Kearsipan Elektronik “Sinora” Di Badan Kepegawaian Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pemerintah Kota Surabaya

Abstract

Pengelolaan arsip secara elektronik merupakan bagian dari transformasi digital dalam administrasi pemerintahan yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas. Dalam upaya mendukung hal tersebut, BKPSDM Kota Surabaya mengembangkan sistem kearsipan elektronik bernama SINORA untuk mencatat dan mengelola arsip secara digital. Tujuan penelitian ini untuk mendeskripsikan pengelolaan sistem kearsipan elektronik “SINORA” di Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Surabaya. Jenis penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, dengan pengumpulan data yang dilakukan melalui wawancara, observasi langsung, serta studi dokumentasi. Informan dalam penelitian ini meliputi petugas pencatat surat, pengelola teknis sistem, dan staf sekretariat yang bekerja di lingkungan BKPSDM Kota Surabaya. Proses analisis data dilakukan melalui tiga tahapan, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan dari hasil temuan di lapangan. Teknis analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pada fase penciptaan dan penyimpanan, sistem hanya digunakan untuk mencatat informasi dasar surat; proses penciptaan surat masih dilakukan melalui aplikasi lain. Pada fase distribusi dan penggunaan, SINORA belum menyediakan fitur pengiriman atau tindak lanjut surat, dan pengguna hanya memanfaatkan sistem untuk pelacakan arsip. Dalam fase pemeliharaan, tidak ditemukan mekanisme retensi atau pemutakhiran konten arsip. Pada fase disposisi, sistem belum mendukung proses penentuan status akhir arsip, sehingga proses disposisi masih dilakukan di luar sistem. Dapat disimpulkan bahwa sistem SINORA baru berperan dalam tahapan awal pengelolaan arsip elektronik, dan belum mampu mendukung seluruh siklus hidup arsip elektronik secara menyeluruh sesuai teori yang digunakan.