Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Sub Bidang Sekretariat Pada Kantor Badan Pendapatan Daerah (BAPENDA) Kabupaten Tulungagung

Abstract

Dalam era tata kelola pemerintahan yang menuntut transparansi dan efisiensi, arsip memegang
peran penting sebagai sumber informasi, bukti hukum, dan dasar pengambilan keputusan.
Pengelolaan arsip yang baik mencerminkan profesionalisme organisasi sekaligus menunjukkan
kualitas pelayanan publik. Namun, pengelolaan arsip dinamis aktif pada Sub Bidang Sekretariat
Badan Pendapatan Daerah (BAPENDA) Kabupaten Tulungagung masih menghadapi hambatan,
seperti keterbatasan ruang, belum adanya sistem peminjaman arsip formal, dan kurangnya
pemeliharaan rutin. Hal ini menuntut penelitian mendalam untuk mengevaluasi efektivitas
pengelolaan arsip dan merumuskan solusi strategis. Penelitian ini menggunakan pendekatan
kualitatif dengan observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Analisis data dilakukan dengan
model Miles dan Huberman melalui reduksi, penyajian data, penarikan kesimpulan, serta validasi
dengan triangulasi. Hasil penelitian memperlihatkan bahwa tahap pengelolaan arsip mulai dari
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan belum optimal. Penciptaan arsip masih
dilakukan secara manual tanpa dukungan aplikasi digital seperti “Sri Kandi”. Prosedur peminjaman
belum tertata sehingga berisiko menimbulkan kehilangan dokumen. Pemeliharaan arsip terkendala
ruang, pengkodean, dan jadwal yang belum rutin. Evaluasi penyusutan pun belum dilakukan secara
berkala. Kondisi ini menunjukkan adanya kesenjangan antara praktik dengan standar pengelolaan
arsip yang seharusnya. Oleh karena itu, diperlukan pelatihan kearsipan, penerapan sistem digital,
aturan peminjaman yang jelas, pemeliharaan arsip dengan penataan terstruktur, serta penambahan
tenaga arsiparis. Penyusunan dan penerapan SOP di setiap tahap juga direkomendasikan.