Pengelolaan Arsip Dinamis Melalui Aplikasi SRIKANDI Pada Kantor Kecamatan Widang Kabupaten Tuban

Abstract

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) merupakan aplikasi berbasis web yang dikembangkan oleh pemerintah Indonesia untuk mengelola arsip dinamis secara elektronik di lingkungan instansi pemerintahan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) pada Kantor Kecamatan Widang Kabupaten Tuban. Penelitian ini mengunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan dokumentasi serta teknik analisis data berupa pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Analisis pada penelitian ini difokuskan pada empat tahapan utama daur hidup arsip elektronik (Read dan Ginn), yaitu penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi arsip elektronik. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis melalui aplikasi SRIKANDI di Kantor Kecamatan Widang belum berjalan optimal dalam penggunaannya pada masing-masing tahapan diantaranya (1)Tahap Penciptaan dan Penyimpanan, proses pembuatan, pencatatan dan penginputan naskah dinas sudah mulai diterapkan, tetapi belum menyeluruh. Hal ini menunjukkan perlunya pelatihan rutin dan regulasi internal untuk standarisasi pengisian metadata. (2)Tahap Distribusi dan Penggunaan, beberapa pegawai masih menggunakan media non-resmi, sehingga diperlukan pemanfaatan penuh fitur SRIKANDI dan pengawasan penggunaan disposisi oleh pimpinan. (3)Tahap Pemeliharaan, terdapat arsip yang tidak lengkap dan belum ada prosedur yang jelas, yang mengindikasikan perlunya penyusunan SOP dan penunjukan petugas khusus untuk pemeliharaan arsip. (4)Tahap Disposisi, banyak surat yang belum ditindaklanjuti, menandakan perlunya integrasi sistem dan pengawasan internal agar proses disposisi dapat berjalan efektif. Dengan demikian, penelitian ini menyoroti pentingnya peningkatan dukungan dan keterlibatan semua pihak dalam pengelolaan arsip digital.