Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Pada Bagian Sekretariat Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur

Abstract

Arsip dinamis adalah jenis arsip yang sering digunakan dalam pekerjaan harian organisasi, sehingga perlu dikelola dengan rapi dan teratur agar bisa bermanfaat bagi pihak yang menciptakan maupun yang menggunakannya. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis aktif pada Bagian Sekretariat Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur dengan mengacu pada teori Muhidin dan Winata (2018) melalui empat tahapan yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Sumber data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data yaitu pengumpulan data, reduksi data, dan penarikan kesimpulan. Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip dinamis aktif di Bagian Sekretariat Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Timur dapat dilihat dari 4 tahap pengelolaan arsip dinamis yaitu : (1) Tahap penciptaan arsip sudah berjalan dengan baik dan sistematis, namun masih ada kendala pada minimnya ruang penyimpanan arsip, sehingga perlu dilakukan langkah pengajuan penambahan fasilitas seperti penambahan ruang arsip sementara kepada pimpinan, (2) Tahap penggunaan arsip masih belum diberlakukannya prosedur peminjaman arsip yang sudah ada, sehingga upaya yang dapat dilaksanakan yaitu penerapan prosedur peminjaman arsip, (3) Pemeliharaan arsip aktif telah berjalan baik, sehingga pemeliharaan perlu terus dipertahankan untuk memastikan keutuhan fisik serta keamanan informasi yang terkandung dalam arsip, (4) Tahap penyusutan arsip belum pernah dilakukan karena belum tersedianya jadwal retensi arsip, sehingga upaya yang dapat dilakukan yaitu melakukan koordinasi dengan pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk menyusun jadwal retensi arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku.