Tata Kelola Arsip Dinamis Aktif DiBagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya

Abstract

Arsip dinamis adalah dokumen penting yang mendukung kegiatan administrasi sehari-hari. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan tata kelola arsip dinamis aktif di Sekretariat Daerah Kota Surabaya, menggunakan teori Muhidin dan Winata dalam (Fauziyah, 2019) melalui empat tahap yaitu penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan arsip, serta mengetahui hambatan yang terjadi dan bagaimana solusi yang dilakukan agar tetap berjalannya proses pengelolaan arsip di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya. Permasalahan dalam penelitian yaitu pengelolaan arsip dinamis aktif di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surabaya belum teratur akibat penumpukan dokumen yang tidak teridentifikasi. Lalu peminjaman dokumen tidak menggunakan formulir peminjaman dan penyusutan arsip belum dilakukan sesuai regulasi yang berlaku. Metode penelitian ini dilakukan menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif. Informan yang dipilih terdiri dari 1 Ketua Bagian Organisasi, 3 Pegawai pengelolaan arsip, 3 Pegawai yang menggunakan arsip. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dilakukan melalui reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil Penelitian ini adalah penciptaan arsip dilakukan melalui penerimaan dan pengeluaran surat baik secara elektronik melalui aplikasi E-Surat maupun manual, dengan proses yang terstruktur dan efisien. Kedua, penggunaan arsip melibatkan peminjaman arsip aktif dan inaktif oleh staf, namun belum terdapat prosedur formal untuk pengembalian arsip sehingga berisiko kesulitan pelacakan. Ketiga, pemeliharaan arsip dilakukan secara manual dan digital, namun menghadapi kendala seperti keterbatasan waktu pengelola dan ruang penyimpanan yang kurang memadai. Keempat, penyusutan arsip baru dilakukan melalui pemindahan arsip inaktif ke lembaga kearsipan tanpa kegiatan pemusnahan, sehingga ruang penyimpanan penuh akibat penumpukan arsip.

Kata Kunci: Tata Kelola, Dinamis Aktif, Organisasi Sekretariat Daerah