Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kearsipan Desa Kemlagigede Kecamatan Turi Kabupaten Lamongan

Abstract

Penyelenggaraan tata kelola kearsipan di Desa Kemlagigede Lamongan dilakukan secara manual, penyelenggaraan kearsipan belum berjalan secara optimal. Penyimpanan fisik arsip tidak dilakukan pada seluruh dokumen, pemusnahan arsip tidak berjalan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Persoalan tersebut terjadi karena belum tersedia SOP yang mengatur terkait penyelenggaraan kearsipan di Desa Kemlagigede. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mendeskripsikan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) kearsipan di desa Kemlagigede. Metode Research and Development (R&D) digunakan dalam penelitian ini yang berfokus pada penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP). Penyusunan SOP dilakukan berdasarkan tahapan dalam PERMENPAN-RB No 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan SOP-AP yaitu tahap persiapan, penilaian kebutuhan, pengembangan, penerapan, monitoring dan evaluasi. Pada tahap persiapan dilakukan penelaahan dokumen yang terdiri dari PERMENPAN-RB NO 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan SOP-AP, Peraturan Daerah dan Peraturan Bupati Lamongan, pemetaan informan dan penyusunan daftar informasi. Tahap penilaian kebutuhan dilakukan melalui pengumpulan data dan telaahan dokumen yang menghasilkan rancangan unsur SOP. Tahap pengembangan menghasilkan dokumen SOP yang kemudian dilakukan uji coba dan reviu dan berakhir pada tahap pengesahan. Pada tahap penerapan, SOP diterapkan kecuali SOP pemusnahan arsip yang akan diterapkan bersamaan dengan pelaksanaan pemusnahan pada bulan Juni. Hasil tahap monitoring dan evaluasi menunjukkan bahwa ketersediaan SOP Kearsipan mampu mendorong peningkatan kinerja, menjawab mengatasi permasalahan kearsipan,  menjawab kebutuhan organisasi. Namun perlu dilakukan revisi sehingga SOP sesuai dengan kondisi di lapangan ketika diterapkan, penyebarluasan optimal juga diperlukan baik secara langsung seperti sosialisasi maupun tidak langsung melalui media seperti broadcast ataupun menyediakan dokumen SOP pada laman pemerintah untuk memudahkan akses ketika diperlukan.