Pengelolaan Arsip Surat Masuk Di Dinas Energi Dan Sumber Daya Mineral Provinsi Jawa Timur Melalui Aplikasi Tata Naskah Elektronik (TNDE)

Abstract

Pengelolaan arsip merupakan elemen penting dalam administrasi organisasi untuk memastikan efisiensi, kemudahan akses, dan pemanfaatan informasi. Tantangan dalam pengelolaan arsip meliputi kurangnya sumber daya, sistem manual, dan keterbatasan teknologi. Dinas ESDM Provinsi Jawa Timur telah menerapkan aplikasi TNDE untuk mengelola surat masuk dan surat keluar secara elektronik. Namun, beberapa masalah masih ditemukan, seperti surat yang tidak lengkap, koneksi internet yang tidak stabil, serta kekurangan pegawai yang mengelola arsip, yang menghambat kelancaran proses administrasi. Penelitian ini difokuskan pada pengelolaan arsip surat masuk di Dinas ESDM Provinsi Jawa Timur melalui aplikasi TNDE. Studi ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan fokus penelitian meliputi penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Metode pengumpulan data meliputi wawancara, observasi, dan dokumentasi, sementara analisis data dilakukan melalui proses pengumpulan data, reduksi data, penyajian data serta penarikan kesimpulan. Temuan penelitian membuktikan beberapa permasalah, di antaranya adalah tidak adanya nomor dan tanggal pada bagian surat, kondisi internet yang tidak stabil, serta jumlah pegawai yang menangani surat masuk kurang, sedangkan permintaan dan pelaporan dari perusahan di seluruh Jawa Timur terus meningkat. Faktor-faktor tersebut berdampak pada keterlambatan dalam pemprosesan surat serta hambatan dalam penelusuran informasi arsip. Kesimpulan dari penelitian ini adalah pengelolaan arsip surat masuk di Dinas ESDM perlu ditingkatkan, terutama baik dari segi kapasitas tenaga kerja maupun pengetahuan teknis aplikasi TNDE agar dapat menunjang efektivitas administrasi dan aksesbilitas arsip yang lebih baik.