Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian Dan Pengembangan Daerah Kabupaten Gresik

Abstract

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam suatu pekerjaan di instansi baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam jangka waktu tertentu. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis Pengelolaan arsip dinamis di sub bagian umum dan kepegawian Badan Perencanaan Pembangunan, Penelitian Dan Pengembangan Daerah Kabupaten Gresik dengan menggunakan teori Muhidin Dan Winata (dalam Fauziyah, 2019) melalui 4 (empat) tahapan yaitu penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip sampai penyusutan arsip. Penelitian ini menemukan bahwa pengelolaan arsip masih belum berjalan sesuai dengan prosedur peminjaman dan masih banyak dokumen arsip yang menumpuk dengan barang yang tidak diperlukan di gudang peminjaman serta jadwal retensi dokumen arsip belum berjalan semestinya. Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode kualitatif bersifat deskriptif. Informan yang terdiri dari kepala bagian sub umum kepegawaian, pengelolah arsip, dua pengguna arsip. Pengumpulan data mengunakan teknik observasi, wawancara, dokumentasi untuk menganalisis data. Hasil dari penelitian ini tahap penciptaan sudah berjalan sesuai dengan baik penerimaan surat masuk dan balasan surat keluar sudah tercatat secara manual dan elektronik melalui aplikasi srikandi, tahapan penggunaan arsip masih belum ada form peminjaman dan berita acara untuk pengembalian arsip, tahap pemeliharaan sudah mulai pemilahan dokumen arsip di gudang dan penataan secara manual di rak dan loker serta dokumen diberi identifikasi, pada tahap penyusutan masih memindahkan dokumen dari gudang ke fasilitas yang sudah disediakan akan tatapi untuk pemusnahan masih belum dilakukan karena belum ada prosedur pemusnahan.