Pengelolaan e-Archives melalui Document Management System Berbasis Website di PT. Bridgestone Tire Indonesia

Abstract

Departemen Engineering mengambil langkah untuk menanggulangi permasalahan pengelolaan arsip konvensional melalui pilot project dengan merancang dan mengembangkan sebuah sistem informasi yang bernama Document Management System (DMS) sebagai media digitalisasi (alih media) terhadap dokumen hardcopy yang tersimpan di perpustakaan Departemen Engineering. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan mendeskripsikan serta memberikan rekomendasi pengelolaan e-Archives melalui rencana strategis pengembangan Document Management System (DMS) guna optimalisasi pengelolaan e-Archives di PT. Bridgestone Tire Indonesia. Penelitian ini menganalisis implementasi DMS dalam mengelola arsip elektronik yang mengacu pada ISO 15489-1:2016 tentang Records Management yang terdiri dari membuat arsip; menangkap arsip; klasifikasi dan pengindeksan arsip; kontrol akses; menyimpan arsip; menggunakan dan menggunakan kembali; memindahkan dan mengonversi arsip; dan disposisi. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan pengumpulan data meliputi wawancara, observasi, dan dokumentasi dari yang bertanggung jawab dalam implementasi DMS dan proyek alih media. Penelitian ini dilakukan di Departemen Engineering, PT. Bridgestone Tire Indonesia. Teknik analisis data yang digunakan meliputi tahapan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan, pengelolaan e-Archives melalui Document Management System (DMS) di PT. Bridgestone Tire Indonesia belum sepenuhnya berjalan optimal husunya pada 3 indikator yaitu membuat arsip, menangkap arsip, menggunakan dan menggunakan kembali arsip yang belum memenuhi standar yang menjadi fokus penelitian yaitu ISO 15489-1:2016 karena keterbatasan metadata yang komprehensif dan fungsi pencarian konten arsip yang belum optimal. Saran yang dapat diberikan kepada Departemen Engineering adalah perancangan standar dan kebijakan, peningkatan fungsionalitas pencarian e-Archives dalam DMS, pengembangan fitur dan kapasitas DMS, dan strategi akses arsip saat downtime).