ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI KEWILAYAHAN PEMERINTAH KOTA SURABAYA

Abstract

Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam suatu pekerjaan di
instansi baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam jangka waktu tertentu. Penelitian
ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis pengelolaan arsip dinamis di Sub Bagian
Administrasi kewilayahan Pemerintah Kota Surabaya dengan menggunakan teori Muhidin Dan
Winata (dalam Fauziyah, 2019) melalui 4 (empat) tahapan yaitu penciptaan arsip, penggunaan
arsip, pemeliharaan arsip sampai penyusutan arsip. Metode yang digunakan dalam penelitian ini
yaitu menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif Hasil penelitian
menunjukkan bahwa pada tahap penciptaan arsip telah berjalan dengan baik dan sistematis,
ditunjukkan melalui pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang telah terkonsep serta
tercatatnya dokumen surat masuk dan surat keluar tersebut melalui website E-Surat yang dijadikan
sebagai alat untuk mencatat dokumen yang telah diterima maupun diciptakan, pada tahap
penggunaan arsip belum memiliki prosedur dalam proses peminjaman arsip, dimana prosedur
tersebut belum berjalan dengan optimal, kemudian pada tahap pemeliharaan arsip telah berjalan
melalui pelaksanaan pemeliharaan dokumen arsip aktif maupun pemeliharaan arsip inaktif, namun
pada tahap pemeliharaan arsip ini belum berjalan secara maksimal dikarenakan banyaknya
dokumen yang belum teridentifikasi serta ruang penyimpanan yang masih berantakan dan sempit,
kurangnya sumber daya manusia yang memengaruhi pada pelaksanaan pemeliharaan arsip itu
sendiri. Pada tahap penyusutan arsip kegiatan yang dilakukan yaitu kegiatan pemindahan arsip,
tetapi hanya sebagian namun kegiatan tersebut dilakukan sudah beberapa tahun yang lalu dan untuk
saat masih belum ada kegiatan pemusnahan dokumen dengan cara dokumen tersebut dihancurkan.
Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa pengelolaan arsip di Sub Bagian Administrasi
Kewilayahan Pemerintah Kota Surabaya belum berjalan dengan baik.
Kata Kunci: Pengeloaan Arsip Dinamis, Sub Bagian Administrasi Kewilayahan