Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya (Studi pada Bagian Rapat dan Perundang-undangan)

Abstract

Arsip dinamis adalah arsip yang masih berguna dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Fokus Penelitian ini yaitu pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya pada Bagian Rapat dan Perundang-undangan berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 3 Tahun 2013. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yang bersifat deskriptif. Penelitian ini dilakukan di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surabaya pada Bagian Rapat dan Perundang-undangan. Sumber data dalam penelitian ini yaitu data primer yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara serta data sekunder diperoleh melalui studi literatur dari referensi jurnal atau artikel, buku, pedoman maupun landasan hukum yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis data dalam penelitian ini yaitu pengumpulan data, reduksi data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian adalah belum melakukan penyusutan arsip berdasarkan regulasi yang berlaku. Selain itu, pegawai pengelola arsip juga menduduki jabatan sebagai penyusun materi hukum dan perundang-undangan dan pegawai pengelola arsip belum pernah mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsipan. Saran yang dapat diberikan yaitu menambah fasilitas rak penyimpan arsip, memberikan Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Kearsipan kepada pegawai pengelola arsip, mengajukan tenaga ahli di bidang kearsipan, dan melakukan penyusutan arsip sesuai jadwal retensi arsip berdasarkan Peraturan Walikota Surabaya Nomor 1 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Subtantif dan Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian Pemerintah Kota Surabaya.

Kata Kunci: arsip dinamis, pengelolaan arsip, Bagian Rapat dan Perundang-undangan.