Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis Di Bagian Hukum Dan Kerjasama Sekretariat Daerah Kota Surabaya

Abstract

Arsip dinamis adalah dokumen arsip yang dapat dimanfaatkan secara langsung dalam suatu pekerjaan di setiap instansi, baik pemerintah maupun swasta. Tujuan penelitian ini yaitu untuk menganalisis pengelolaan arsip dinamis pada Bagian Hukum dan Kerjasama Sekretariat Daerah Kota Surabaya. Metode penelitian yang digunakan pada penelitian ini yaitu menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu melalui observasi, wawancara dan dokumentasi. Hasil dari penelitian ini dapat dilihat bahwa pada pengelolaan arsip dinamis dijumpai beberapa faktor yang mempengaruhi adanya kendala yang dialami seperti jumlah SDM dan tempat penyimpanan arsip yang kurang memadai sehingga dapat mempengaruhi pada proses pelaksanaan dari tahap penggunaan arsip dan pemeliharaan arsip.Tahap penyusutan arsip belum berjalan secara maksimal, dikarenakan kegiatan yang dilakukan dalam penyusutan arsip yang dilakukan saat ini belum sepenuhnya sesuai dengan prosedur, mengingat banyaknya dokumen yang harus tetap disimpan di dalam instansi tersebut. Saran yang dapat diberikan pada penelitian ini yaitu sebaiknya lebih memperhatikan kembali terkait jumlah SDM dalam pengelolaan arsip dinamis serta memperhatikan pelaksanaan pada tahap penyusutan arsip, karena dapat mempengaruhi ketersediaan tempat untuk menyimpan arsip itu sendiri. Penambahan fasilitas dengan membuat SOP terkait pengelolaan arsip dinamis.