ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP AKTIF BERBASIS ELEKTRONIK PADA SUB BAGIAN PEMERINTAHAN DAN OTONOMI DAERAH PEMERINTAH KOTA SURABAYA

Abstract

Arsip elektronik merupakan bentuk kemajuan teknologi yang telah dimanfaatkan menjadi sebuah aplikasi yang diciptakan untuk mengelola dokumen arsip secara elektronik yaitu aplikasi E-Arsip. Dengan aplikasi E-Arsip dapat memudahkan pengelolaan dan pengorganisasian melalui digital dan membutukan waktu yang singkat. Arsip aktif adalah arsip yang sering digunakan dalam sehari-hari. Meskipun demikian, dalam pelaksanaan pengelolaan arsip elektronik ditemukan kendala atau masalah yang menghambat proses pengelolaan arsip seperti menu penyimpanan yang ada dalam E-Arsip kurang lengkap, tidak adanya SOP terkait penggunaan E-Arsip, Sarana dan prasarana yang kurang memadai. Penelitian ini bertujuan menganalisis dan mendeskripsikan pengelolaan arsip aktif berbasis elektronik pada Sub Bagian Pemerintahan dan Otonomi Daerah Pemerintah Kota Surabaya. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif yang menggunakan Teori Read & Ginn dalam Muhidin (2016) melalui empat tahap yaitu penciptaan dan penyimpanan, penggunaan dan distribusi, pemeliharaan, dan disposisi. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, penyajian data, verifikasi data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini adalah: 1) Tahap penciptaan dan penyimpanan berjalan dengan baik, tetapi masih ditemukan kendala menu penyimpanan yang tersedia kurang lengkap dan adanya keterbatasan komputer. 2) Tahap penggunaan dan distribusi sudah berjalan dengan baik, namun masih ada kendala terkait tidak adanya SOP dalam penggunaan aplikasi E-Arsip. 3) Tahap pemeliharaan telah berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur jadwal retensi pada pemeliharaan arsip elektronik dan juga pemeliharaan aplikasi E-Arsip. 4) Tahap disposisi telah berjalan dengan baik karena hanya dilakukan pemindahan arsip atau dokumen ke DISPUSIP untuk ditindaklanjuti, karena Sub Bagian Pemerintahan dan Otonomi Daerah tidak memiliki wewenang pemusnahan dokumen arsip. Saran yang dapat diberikan kepada Sub Bagian Pemerintahan dan Otonomi Daerah Pemerintah Kota Surabaya adalah penambahan pada menu penyimpanan aplikasi E-Arsip, perancangan terkait Standar Operasional Prosedur dalam penggunaan aplikasi E-Arsip, serta penambahan komputer untuk mendukung kelancaran dalam kegiatan pengarsipan.