PELATIHAN TATA KELOLA KEARSIPAN BERBASIS PRINSIP 5 S UNTUK MENDUKUNG ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DESA KUPANG, KECAMATAN JABON, KABUPATEN SIDOARJO

Abstract

Tata kelola kearsipan memiliki peranan penting bagi setiap instansi tidak terkecuali bagi Pemerintah Desa Kupang, Kecamatan Jabon, Kabupaten Sidoarjo. Dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, pemerintah Desa Kupang membutuh beragam informasi sebagai sumber daya pendukung. Tata kelola kearsipan yang baik mampu mendukung kedua kegiatan tersebut. Namun peneliti menemukan beberapa kekurangan yang dimiliki oleh pemerintah Desa Kupang sehingga tata kelola kearsipan belum berjalan optimal. Berberapa hal yang menjadi kekurangan pemerintah Kupang misalnya (1) Kurangnya pemahaman perangkat desa tentang penerapan 5 S (Seiton, Seiri, Seisou, Seiketsu dan Shitsuke); (2) masih terbatasnya ketrampilan aparat dalam penerapan 5S; (3) Terbatasnya pemahaman perangkat tentang format baru buku register desa dan keterkaitan tata kelola kearsipan yang baik dengan pencatatan buku register desa. Berdasarkan permasalahan tersebut Tim Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) Prodi S1 Ilmu Administrasi Negara, Fakultas Ilmu Sosial dan Hukum, Universitas Negeri Surabaya, berkeinginan untuk membantu perangkat Desa Kupang untuk meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan dan administrasi pemerintahan desa. Terdapat 2 kegiatan diselenggarakan oleh tim yakni (1) Pemaparan dan diskusi tentang penerapan prinsip 5 S untuk mendukung administrasi pemerintah desa dan (2) Simulasi penerapan prinsip 5S dan pencatatan buku register desa. Meskipun perangkat desa menyambut positif kegiatan yang tim lakukan namun masih ada beberapa masukan yang mereka berikan terkait pelaksanaan PKM, misalnya perangkat desa menginginkan waktu pelatihan yang lebih lama dan Tim PKM diberikan saran juga untuk berkoordinasi dengan pemerintah Kecamatan Jabon tentang tata kelola kearsipan, mengingat selama ini Pemerintah Kecamatan yang melakukan penilaian kepada Desa Kupang. 

Kata Kunci : tata kelola kearsipan, prinsip 5S, administrasi pemerintahan desa