ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI SUB BAGIAN ADMINISTRASI KEWILAYAHAN PEMERINTAH KOTA SURABAYA - Tahra, Tahta; Yuni Lestari (Jurnal Inovasi Administrasi Negara Terapan, 2024)
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam suatu pekerjaan di instansi baik instansi pemerintah maupun instansi swasta dalam jangka waktu tertentu. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis pengelolaan arsip dinamis di Sub Bagian Administrasi kewilayahan Pemerintah Kota Surabaya dengan menggunakan teori Muhidin Dan Winata (dalam Fauziyah, 2019) melalui 4 (empat) tahapan yaitu penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip sampai penyusutan arsip. Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada tahap penciptaan arsip telah berjalan dengan baik dan sistematis, ditunjukkan melalui pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang telah terkonsep serta tercatatnya dokumen surat masuk dan surat keluar tersebut melalui website E-Surat yang dijadikan sebagai alat untuk mencatat dokumen yang telah diterima maupun diciptakan, pada tahap penggunaan arsip belum memiliki prosedur dalam proses peminjaman arsip, dimana prosedur tersebut belum berjalan dengan optimal, kemudian pada tahap pemeliharaan arsip telah berjalan melalui pelaksanaan pemeliharaan dokumen arsip aktif maupun pemeliharaan arsip inaktif, namun pada tahap pemeliharaan arsip ini belum berjalan secara maksimal dikarenakan banyaknya dokumen yang belum teridentifikasi serta ruang penyimpanan yang masih berantakan dan sempit, kurangnya sumber daya manusia yang memengaruhi pada pelaksanaan pemeliharaan arsip itu sendiri. Pada tahap penyusutan arsip kegiatan yang dilakukan yaitu kegiatan pemindahan arsip, tetapi hanya sebagian namun kegiatan tersebut dilakukan sudah beberapa tahun yang lalu dan untuk saat masih belum ada kegiatan pemusnahan dokumen dengan cara dokumen tersebut dihancurkan. Secara keseluruhan dapat dilihat bahwa pengelolaan arsip di Sub Bagian Administrasi Kewilayahan Pemerintah Kota Surabaya belum berjalan dengan baik. Kata Kunci: Pengeloaan Arsip Dinamis, Sub Bagian Administrasi Kewilayahan